该院调研发现，公、检、法三部门在司法文书的制作上存在较大的随意性。其中，文种使用的不规范问题表现得尤为突出，主要有如下三个方面：

　 一、文种混用。在司法文书写作中，这一问题表现得较为严重，突出表现为请示与报告不分，以报告类文书代替请示类文书，公安、检察的一些文书比较明显。如公安机关的立案报告、结案报告、撤销案件报告等，人民检察院的立案请示报告、提请批准延长羁押期限报告书等均混淆了请示与报告文种的界限，从其各自的内容性质及功用来讲，都应属请示类文书，它表明该文书具有明显的请示性质，要求上级领导给予及时而又明确的批答回复。而这些文书却又统统冠以“报告” ，名不符实，显然失当。

　　二、文种重叠。例如公安机关的呈请拘留报告书、传唤通知书、对取保候审决定书、起诉意见书，对被捕人家属或单位通知书、释放证明书；检察机关的立案决定书、免予起诉决定书、纠正违法通知书、移送起诉被告建议书；人民法院的起诉通知书、民事决定书等等。这类文种中的“决定、“通知”、“意见”、“报告”、“建议”原本就是公文文种，但均在末尾冠以“书”字，而“书”究竟系何种文书，难以进行归类。

　　三、概念错讹。较为突出的是检察机关的“移送起诉被告建议书”，其中“被告”概念的使用显属错误。应将其改为“被告人”，即该文书名称应称之为“移送起诉被告人建议书”。这一文种混淆了刑事诉讼和民事、行政诉讼的性质。

　　为实现司法文书使用的规范化，该院建议：

　　第一，严格区分各类的使用界限，坚决纠正“请示、“报告混用现象。要依据公文理论中有关请示与报告文种的使用规定，对司法文书中性质相近的同类文书进行一次全面“理顺”，该用请示的就用请示，该用报告的则用报告。这里，要特别注意防止搞“一刀切”即不分青红皂白，一律将“报告”改为“请示”。建议由国家司法机关权威部门出面，通过规章形式予以规范。

　　第二，对文种中的不必要成份进行“精减”，坚决纠正叠床架屋的现象。对于那些诸如“报告书”、“决定书”、“通知书”之类的重叠式文种，应统一进行“调适”。如前所述，可将与文种意义不甚重要的“书”字予以砍削。这里也应防止“教条主义”，对文种作机械地“精减”。有些文种就不宜这样做，例如“起诉意见书”、“民事决定书”等，倘若直接简化为“起诉意见”、“民事决定”等就显得不够顺畅，可考虑采用法定公文标题的拟制方法，即改为“关于×××的起诉意见”和“关于×××的决定”。